Compello

Compello er et system opprinnelig utviklet for å effektivisere mottak og behandling av inngående fakturaer

E-fakturaer blir importert og papirfakturaer blir skannet og automatisk tolket. Saksflyten foregår elektronisk, med egne moduler for fordeling, godkjenning og regnskapsføring. Varsling og purring skjer automatisk via e-post.


Compello har i tillegg en innkjøpsmodul

Ansatte kan registrere rekvisisjoner og få disse forhåndsgodkjent av budsjettansvarlig før elektronisk bestilling sendes til leverandøren. Når varen ankommer kan varemottak registreres. Når fakturaen ankommer matches denne mot bestillingen.

Andre dokumenter.

Compello kan også benyttes for elektronisk distribusjon og godkjenning av andre typer dokumenter

Compello er integrert med en rekke regnskapssystemer.

En god investering.

Å behandle papirfakturaer er en kostbar og tidkrevende prosess. Undersøkelser har vist at å motta, distribuere, kontere og arkivere fakturaer kan koste 300 til 500 kr. pr. stk. Oppfølgingen av saksbehandlingen er vanskelig i og med at en ikke kan vite hvor fakturaen befinner seg. I tillegg er det tungvindt å hente fram fakturaer fra arkivet. 

Investering i et databasert fakturabehandlingssytem er derfor svært lønnsomt. Dersom en har anledning til å motta fakturaer elektronisk vil en slik investering kunne være tilbakebetalt i løpet av noen månder!

Fakturarutinen i Compello

Under ser du en figur som illustrerer fakturaflyten i Compello (klikk på figuren for å se den i full størrelse). For å se hvordan denne flyten blir dersom en også benytter Compello innkjøp, se nedenfor.




Boksene farget grått i figuren representerer moduler i Compello. Disse er beskrevet nedenfor.

Skanning og OCR

På fakturaens første side klistres en strekkode, før bunken av fakturaen skannes. De skannede bildene importeres, og OCR tolken finner fram til riktig leverandør, fakturanummer, KID, fakturadato, forfallsdato og beløp. Dette innebærer at det ikke vil være nødvendig å registrere disse dataelementene manuelt.

XML-import

Dersom en mottar fakturaer elektronisk, har Compello en e-importmodul som laster inn disse fakturaene. For enkelt å administrere mottak (og sending) av elektroniske dokumenter, kan CarryDOX benyttes for dette.

Ankomstregistrering og fordeling

I fordelingsmodulen vil en finne en arbeidsliste som inneholder alle skannede og importerte fakturaer. I modulen fordeles fakturaene til attestant og anviser. I tillegg vil en (avhengig av hvilket regnskapssystem som benyttes) kunne få fakturaen preliminærført i regnskapet. 

Compello har funkjonalitet for automatisk fordeling. Dette innebæerer at et dataelement på fakturaen (leverandør, "deres ref.") trigger fordeling til attestant og anviser, slik at disse ikke vil være nødvendig å velge disse manuelt.

Attestansjon og anvisning

Den ansatte som har fått et bilag fordelt til seg, vil motta en e-post som inneholder en link til Compellos godkjenningsmodul. Ved å klikke på denne linken kan den ansatte åpne modulen og behande de fakturaene han/hun har fått tilsendt.

Den ansatte har mulighet til å påføre konto, kostnadssted, prosjekt, etc., og eventuelt legge til kommentarer. 

Når attestanten(e) har godkjent fakturaen går den videre til anvisning. 

Automatisk purring.

Compello har en modul hvor det kan settes opp regler for automatisk purring.  For eksempel vil en kunne sette opp en regel som sier at dersom den ansatte ikke behandler en faktura inne fem dager etter at han/hun har fått den distribuert til seg, vil han/hun få en e-post med en påminnelse. 

Regler kan også settes opp for et gitt antal dager før forfall, og for utsendelse av e-psot til overordnet.

Regnskapsføring

Når fakturaene er ferdig attestert og anvist, vil regnskapsfører få de opp i sin arbidsliste. Her gjøres en site kontroll før de overføres til regnskap for bokføring og utbetaling.

Compello innkjøp 

Compello innkjøp er ikke et system som skal erstatte bedriftens material- og produksjosnstyringssystem. Systemet dekker derimot en nisje der et integrert material- og produksjonsstyringssystem blir for tungrodd, og hvor en ikke har behov for de avanserte rutinene et slikt system har.

Compello innkjøp gir alle ansatte mulighet til å kunne registrere et innkjøpsbehov og få dette godkjent (eller avvist) av budsjettansvarlige.  Godkjente rekvisisjoner kan så spesifiseres av en innkjøpsansvarlig og sendes via e-post til leverandøren. Varemottak kan registreres, og fakturaen blir matchet mot bestillingen.

Nedenfor ser du en utvidelse av figuren ovenfor, som viser hvordan saksflyten blir dersom man benytter seg av Compellos inkjøpsmoduler.


Boksene farget grått er moduler i Compello. Nedenfor følger en beskrivelse av de modulene som inngår i Compello innkjøp.

Rekvisisjon

Dersom den ansatte har behov for å foreta et innkjøp, kan han/hun åpne en web-side og registrere sitt behov der. Den ansatte trenger ikke her velge leverandør. Det er tilstrekkelig å legge inn en beskrivende tekst, og antyde en pris. Rekvisisjonen sendes så til budsjettansvarlige (eller overordnet) for godkjenning.

Attestasjon

En ansatt som har fått en rekvisisjon for godkjenning, vil (som for fakturaer) få en e-post som inneholder en link til Compellos godkjenningsmodul. Åpnes godkjenningsmodulen vil han/hun i sin arbeidsliste både se rekvisisjoner og fakturaer den ansatte har fått til godkjenning.

Før attestanten godkjenner en rekvisisjon, kan han/hun registrere hvilken konto, kostnadssted, prosjekt, etc., innkjøpet skal belastes i regnskapet.

Bestilling.

Når bestiller åpner sin arbeidsliste vil han kunne se alle godkjente bestillinger han er innkjopsansvarlig for. han åpner hver av bestillingene i bilagseditoren og vil kunne sende den direkte til leverandøren som vedlegg til e-post ved å trykke på en "send"-knapp. (Selvfølgelig vil han også kunne printe ut bestillingen, og sende den som vanlig post, eller bestille via-telefon). 

Varemottak

De som er ansvarlig for varemottak vil i sin arbeidsliste se alle bestilte ordre som ennå ikke er mottatt. Når en vare mottas kan hele ordren merkes som motatt, eller dersom det er en delleveranse, angi antall mottatt på riktig ordrelinje.

Fakturamatch

Når fakturaen mottas (enten som en e-faktura eller som en papirfaktura), vil den autmatisk matches mot ordren. De varenelinjer og de antall som er merket som motatt, blir automatisk overført fra ordren til fakturaen, inkludert eventuell kontering, og opplysninger om hvem som har godkjent ordren.

Dersom det ikke er avvik mellom ordre og faktura vil fakturaen kunne gå direkte til Regnskapsføring. Dersom det er avvik, vil fakturaen måtte attesteres og anvises på vanlig måte.

 

Alf Slettemoen

Daglig leder / Konsulent
Kontorsted: Oslo
E-post: alf.slettemoen@f1adm.no
Tlf: (+47) 92 22 05 06

Knut Amundsen

Konsulent
Kontorsted: Bærum
E-post: knut.amundsen@online.no
Tlf: (+47) 95 14 72 02

Arvid Erichsen

Konsulent
Kontorsted: Asker
E-post: arvidbe@online.no
Tlf: (+47) 90 55 07 25