Eksempler på løsninger levert av F1:
Mottak og sending av e-fakturaer.
Mottak av e-fakturaer fra Telenor og fra Berg-Hansen reisebyrå
Ved hjelp av vertøyet CarryDOX hjalp vi Staten kartverk med å motta XML-fakturaer fra Telenor og fra Berg Hansen, og få disse konvertert til Compello-format. I Compello foretas elektronisk attestasjon og anvisning, før fakturaene overførs til Formula regnskap for bokføring og utbetaling.
Mottak av e-fakturaer fra Itellsa fakturaformidler
Statens Kartverk benytter også CarryDOX til å motta fakturaer fra de aktuelle leverandørene Itella formidler fakturaer for.
Sending av e-fakturaer til diverse kunder
Statens kartverk benytter også CarryDOX for å levere elektroniske fakturaer fra Formula-fakturamodul, til sine kunder. Formatet på faktruraene blir delvis tilpasset kundenes krav. Dersom leveransen ikke går i gjennom, blir systemansvarlige automatisk varslet via e-post.
Fakturahåndtering.
Compello fakturahåndtering, lokal løsning
F1 har levert fakturahådteringssystemet Compello til en rekke bedrifter, bl.a. Havforskningsinstituttet. Skanning og import av e-fakturaer foregår ved hovedkontoret i Bergen, hvorpå de fordeles til den attest-ansvarlige. Attestasjon og anvisning skjer på web, slik at dette kan skje både ved avdelingskontorene rundt i landet, eller ombor i et av Havforskningsinstituttets fartøyer.
Compello fakturahåndtering, lokal løsning, ekstern skanning.
OKK har valgt å sette ut fakturamottak og skanning til ADR. ADR mottar, skanner, tolker og verifiserer fakturaene, før de overføres til OKK blir videre behandlet i OKKs lokale Compello-installasjon.
Compello fakturabehandling, ekstern løsning og skanning.
Acceta er et regnskapsbyrå som tilbyr sine klienter web-basert fakturagodkjenning. F1 har hjulpet en rekke av disse klientene i gang, ved å sette opp systemet, tilrettelegge brukerveiledninger og foreta opplæring.
Mottak og skanning skjer hos ADR. Fordeling skjer enten hos klientene eller blir foretatt av Acceptas regnskapsfører. Klentene kan deretter logge seg inn på en web-side og attestere og anvise, hvorpå Acceptas regnskapsfører igjen overtar og foretar kontering og kontroll.
Innkjøp.
I samarbeid med ADR og Accepta implementerte F1 Compello innkjøpsmodul hos Aker Exploration. Innkjøpsordre blir registrert i Compello-Innkjøp. Før bestilling, blir IO’en sendt til budsjettansvarlig for godkjenning og kontering. Når varen er mottatt blir dette registrert i varemottaksmodulen. Når faktura mottas, matches denne mot IO’en og sjekkes mot mottaket. Stemmer faktura med IO’en, og alle varene er mottatt, blir den regnskapsført uten å bli sendt til godkjenning.
Rapporteringsløsninger i Excel.
Forbrukerrådet benytter xlReport-WEB for all rapportering i forbindelse med regnskapsoppfølging. Når regnskapet er avsluttet for måneden, kan prosjekt- avdelings- og seksjonsledere logge seg på en web-side, hvor de kan oppdatere rapporten for sitt område. Dersom brukeren har behov for å se detaljer har han/hun mulighet til ”Drill-down”, for å se regnskapstransaksjoner og eventuelt bilde av den skannede fakturaen.
På regnskasavdelingen benyttes xlReport klientmodul for diverse ad-hoc-rapportering, samt å generere rapporteringspakke til den sentrale statlige rapporteringen.
Andre organisasjoner vi har levert rapporteringsløsninger til er bl.a. VG, Forsvardepartementet, OKK, Nortura, Weifa og Elkem.
Budsjettering i Excel
VG benytter xlForecast til sin budsjettering og prognostisering. Når budsjettprosessen starter, kan den budsjettansvalige logge seg på systemet, og hente fram et registreringsark for sin avdelig eller sitt prosekt. Registreringsarket inneholder en rekke hjelpekolonner (forårets tall, hittil i år, prognose, etc.), slik at det skal være enkelt for ham/henne å komme fram til realistiske tall. Når budsjettet er godkjent, leses det over i Formula.
Det er også tilrettelagt for budsjettering av bemanning. Budsjettert bemanning følles opp mot reell bemanning via rapporter lagd i xlReport.
Forbrukerrådet og Weifa er andre kunder som benytter budsjetteringsløsninger levert av F1.
Systemintegrasjon.
Mellom Maconomy innkjøp og Compello fakturasystem
Ved hjelp av vertøyet CarryDOX hjalp vi Havforskningsinstituttet med å integrere Maconomys ordremodul med Compello: Innkjøpsordre registreres i Maconomy, og overføres til Compellos innkjøpsmodul. Når fakturaen registres i Compello, matches denne mot innkjøpsordren, og konteringinformasjon kopieres fra ordren til fakturaen. Når fakturaen er betalt, overføres informasjon om dette til Maconomy slik at innkjøpsordren kan utlignes.
Overføringene skjer automatisk, til faste tidspunkter. Vi har også satt opp CarryDOX til å overvåke at alt fungerer slik det skal. Dersom noe feiler, sendes det automatisk ut en e-post til systemansvarlige.