Navigator PCM Suite

Navigator PCM Suite er et komplett planleggings- rapporterings- og beslutningsstøtte-system.  

De fleste bedrifter har behov for å gå i gjennom formelle planleggisngsprosesser. for å kunne konkretisere og tallfeste de mål og visjoner bedriften har. Planleggingen kan være langsiktig i form av strategiske planer, årsplaner i form av budsjetter, eller mer kortsiktig prognostisering.  Modulen for planlegging er xlForecast.

For å følge opp planene, trenger bedriften et effektivt rapporterings- og beslutningsstøttesystem. I rapportene får en fram hvordan de virkelige resultatene samsvarer med planene. Avvik fremkommer, og kan analyseres gjennom "drill-down", eller gjennom visualisering i form av diagrammer. Slik får man et godt grunnlag for å foreta nødvendige korreksjoner så tidlig som mulig. Modulen for rapportering og analyse er xlReport.

En bedrift har gjerne flere separate systemer. Rapporterings- og beslutningsstøttesystemet må derfor ha muligheten til å sammenstille date fra flere kilder, også eksterne. Modulen for dette er StagePilot.


Et komplett system, som har denne funksjonaliteten, er ofte dyrt og svært tidkrevende å få på plass. Med Navigator PCM Suit vil vi kunne gi din bedrift en løsning til en pris som er bare en brøkdel av hva våre konkurenter kan tilby! Hvordan er dette mulig?

  • Løsningen leveres som "Tillegg" i Microsoft Excel! Dette innebærer at bedriften allerede har investert i den kjerneprogravaren som løsningen  bruker bl.a. for brukergrensesnitt og formatering, (dersom bedriften allerede bruker Excel!)
  • Bedriften har 80% av kompetansen som vertøyet krever før det er levert! Bruker bedriften allerede Excel har den investert mye i opplæring i dette, og den samme kompetansen kan benyttes ved utforming av budsjettmaler og rapporter i Navigator PCM Suite. Derfor blir de interne opplæringskostnadene minimale i forhold til andre tilsvarende verktøy.
  • Å utforme, teste og distribuere en registreringsmal for en planprosess tar timer og ikke dager!
  • Å utforme en ny rapportmal, og distribuere denne til alle brukere kan gjøres på under en time!
  • Vedlikehold og endringer gjøres ved å endre i Excelmalen. Mange av sluttbrukerne vil kunne gjøre justeringer selv!
Løsningen har i tillegg all den funksjonalitet som en forvener i et slikt verktøy:

  • Tilgangsstyring, både med hensyn til type rapporter og hvilke verdier (avdelinger, prosjekter, etc.), den enkelte bruker skal få tilgang til.
  • For planleggingsprosessene dekkes både "top-down" planlegging, og "bottom-up" planlegging. 
  • I registreringarkene vil brukeren finne hjelepkolonner, som viser tall for tidligere år, etc.
  • Planversjoner blir tatt vare på.
  • Mulighet for rullerende planer over flere år.
  • Aggregering på alle nivåer, f.eks. avdeling, divisjon, selskap, konsern.
  • Mulighet for mange dimensjoner (avdeling, prosjekt, produkt, etc.)
  • Mulighet for registrering av kommentarer til planene.
  • Rapportering for planleggingsstatus. Hvem har startet registreringen, og når.
  • "Drill-down", fra et overordnet til et mer detaljert nivå.
  • Visning av elektroniske dokumenter (fakturaer, ordre, kontrakter, brev, etc.)
  • Rapporter kan publiseres på web, og sluttbrukere kan bestille oppdatering av sine egne rapporter på web.
  • Rapporter kan hente data fra mange datakilder, også eksterne.
  • Integrert med en rekke ERP-systemer.

Figuren viser de enkelte modulene:

Nedenfor kan du lese mer om de enkelte modulenen, i tillegg til at du kan se skjermbilder som vil kunne gi deg en ide om hvordan verktøyet oppleves for en sluttbruker.


xlForecast.

Skissen nedenfor viser hvordan budsjettprosessen for en tenkt bedrift vil kunne se ut (klikk på figuren for å se den i full størrelse):

Budsjettprosessen

Prosessen starter med tilrettelgeelse av maler. Datastore er den sentrale databasen, som verktøyet benytter for både lagring av data og lagring av Excel-filene som benyttes for registrering av budsjettene.

Nedenfor følger en beskrivelse av de enkelte stegene budsjettprosessen består av.

Tilrettelegge maler, lagre i databasen

Før planleggingsprosessen starter må administrator/superbruker tilrettelegge de enkelte registreringsmalene som skal benyttes. Siden malene tilrttelegges i Microsoft Excel er terskelen svært lav for å kunne tilrettelegge maler.

Maler utformes for  de behov bedriften måtte ha. Noen maler skal kanskje benyttes av økonomiavdelingen, som registrer enkelte tall for hele virksomheten. Andre maler utarbeides for prosjektleder, andre for avdelingsledere.

Alle maler lagres i databasen, og tilganger til malene blir satt opp i systemet. Figuren viser lagring av prosjektmalen i databasen. (Klikk for å forstørre):

Loagring av mal

Når grunndata, tilganger og maler er på plass, kan budsjetteringen begynne. 

Budsjettering av lønn.

I vårt eksempler blir budsjettering av lønn foretatt sentralt, av lønn- og personalansvarlige. Han logger seg på xlForecast og henter fram registreringsbok for lønn. Her registreres lønn, pr. ansatt, estimert lønnsøkning, og eventuelle oppsigelser og nyansettelser:

Registreringsark lønn

Når alt er registrert, lastes lønnsbudsjette inn i databasen ved å trykke på "Oppdater budsjett-tall"-knappen.

Budsjettering av avskrivning og husleie

I vårt eksempel blir avskrivninger og husleie budsjettert av økonomiseksjonen.  

I registreringsboken for avskrivninger hentes neste års avskrivningsplaner direkte ut fra regnskapssystemets anleggsmodul. I tillegg er det lagt til rette for å registrere ny-investeringer. Avskrivningsplaner for gamle anlegg og for budsjetterte nyinvesteringer danner tilsammen avskrivingsbudsjettet:

Registreringark avskrivninger

I registreringsarket for husleie registreres estimert husle for neste år, samt fordelingsnøkkel for å splitte husleien på de enkelte avdelingene:

Registreringsark husleie

Når alt er registrert, lastes budsjett-tallene inn i databasen.

Budsjettering av inntekter og kostnader på prosjekter..

Prosjektlederne åpner Excel, og logger seg inn i xlForecast. Fra menyen velger han riktig planleggingsperiode:

Menyvalg 
Han kan nå velge ett eller flere av de prosjektene han har tilgang til:

Valg av prosjekt

En arbeidsbok genereres automatisk, med ett registreringsark for hver av de prosjektene han valgte:

Registreringsark for prosjekt

I arket vil han finne flere hjelpekolonner som skal forenkle budsjetteringen, blant annet regnskap for tidligere år, og prognose for inneværende år.

Budsjettet for neste år registreres. Her kan han velge å periodisere budsjett-tallene selv, eller registrere et årstall og angi en periodenkkel.

Når han har registrert budsjettet, laster han tallene inn i databasen ved å trykke på knappen "Oppdater budsjtt-tall".

Budsettering på avdeling

Når prosjetlederne er ferdig med sin budsjettering, kan avdelingslederne registrere resten av de postene som skal budsjetteres på avdelingen. I tillegg til å ha de samme hjelpekolonner som prosjektleder, vil avdelingsleder også kunne se de budsjettpostene som andre har registrert på avdelingen (som lønn, avskrivninger, husleie og prosjekt). Disse tallene fremkommer i de grønne kolonnene:

registreringsark for avdeling

I arket har vi lagt inn en knapp som viser/skjuler prosjektnummer det er budsjettert på. 

Når han har registrert budsjettet, laster han tallene inn i databasen ved å trykke på knappen "Oppdater budsjtt-tall".

Budsjett-rapporter og analyse.

Når alle er ferdig med å budsjettere, kan en benytte rapporteringsverktøyet xlReport for å ta ut budsjettrapporter på alle nivåer, for å kunne analysere budsjettet

Nedenfor kan du se en slik rapport, som viser budsjettet for hele selskapet:

Budsjettrapport

I rapporten er det lagt inn fargekoder for store avvik. I tillegg er det lagt inn muligheter for drill-down, slik at en kan se detaljene. Nedenfor er detaljene for avskrivninger hentet fram:

Zoom

Dersom analysen viser at budsjettet ikke kan godtas, startes en ny runde med budsjettering. Den første versjonen tas vare på slik at en kan følge med på de endringer som gjøres.

xlReport.

xlReport er modulen for rapportering og beslutningsstøtte. Rapporteringsmaler utformes i Excel. Brukere opprettes, og tilgang til maler og verdier (avdelinger, prosjekter, etc.) spesifiseres.

Sluttbruker kan åpne en mal, og i en bestillingsside angi hvilke av rapportene i malen han/hun ønsker å kjøre. xlReport henter data direkte fra den eller de databasene som er spesifisert i malen, og plasserer dataene i en ferdig rapportbok. I rapportboken har sluttbrukeren anledning til å zoome ned på detaljer (drill-down) og eventuelt åpne skannede bilag, og andre dokumenter.

Nedenfor følger noen skjermbilder for å illustrere hvordan rapportbestilling for en sluttbruker vil fortone seg for en sluttbruker.

Bestillingsside

På bestillings-siden angis hvilke rapporter sluttbruker ønsker å kjøre, og eventelt hvilke utvalgsbegrensninger han ønsker. 

Periode angis, og det krysses av for hvilke av rapportene som skal oppdateres. I eksempelet er det også lagt inn et utvalgskriterium ved at kun avdeling 300 til 600 skal være med i rapporten.

Oppdateringen startes ved å trykke på en knapp i bestillingsbildet, eller fra xlReport-menyen.

Rapportbok

Den oppdaterte rapporten vil fremkomme i en ny arbeidsbok. Bruddene i rapporten vil fremkom i egne ark, slik at i vårt eksempel vil resultatet for hver avdeling ligge i egne arkfaner:

Legg merke til at de automatisk blir generert et Total-ark, som viser summen av de enkelte avdelingsarkene. Cellene med rødt merke viser at det er lagt inn muligheter for Zoom.

Drill-down, og åpne dokument 

Når en står i en celle og klikker på høyre musetast, får en opp en liste over de drill-down-alternativene som er lagt inn i rapporten. I rapporten over er det lagt inn mulighet for drill-down på avdeling, prosjekt, produkt, i tillegg til bilagstransaksjoner.

Nedenfor har brukeren valgt drill-down på transaksjoner (konto 6840 bokført, akkumulsert):

Noen av transaksjonene har et dokument knyttet til seg. Ved å klikke på "Vis" åpnes dokumentet i dokumentviewer:

Andre typer rapporter

Eksempelet vi har gått gjennom ovenfor er av typen Listerapport. I tillegg kan en utforme Matriserapporter (hvor rader og kolonner er faste), og Disposisjonsrapporter hvor en kan skjule og ta fram detaljer i rapporen ved bruk av disposisjonsfunksjonen i Excel.

StagePilot

Dersom en har behov for at rapporter skal hente data fra flere databaser, eller fra både databaser og flate filer, benyttes Stagepilot til å knytte datakildene sammen og forberede en datastrøm til rapportgeneratoren.

 

Alf Slettemoen

Daglig leder / Konsulent
Kontorsted: Oslo
E-post: alf.slettemoen@f1adm.no
Tlf: (+47) 92 22 05 06

Knut Amundsen

Konsulent
Kontorsted: Bærum
E-post: knut.amundsen@online.no
Tlf: (+47) 95 14 72 02

Arvid Erichsen

Konsulent
Kontorsted: Asker
E-post: arvidbe@online.no
Tlf: (+47) 90 55 07 25